We współczesnym świecie coraz częściej spotykamy się i negocjujemy zdalnie, a w obecnych czasach, jakże niepewnych, robimy to jeszcze częściej. Dlatego, aby radzić sobie z nowymi wyzwaniami, należy ciągle doskonalić swoje umiejętności negocjacyjne.
Negocjacje zdalne za pomocą telefonu są specyficzną formą prowadzenia rozmów biznesowych, jedną z najtrudniejszych. Podczas rozmowy telefonicznej nie wiemy jakie jest otoczenie naszego rozmówcy, co może istotnie wpływać na przebieg rozmowy. Trudniej odczytywać reakcje drugiej strony, łatwiej się dekoncentrować, trudniej zrozumieć drugą stronę oraz znacznie trudniej być kreatywnym. W otoczeniu naszego rozmówcy mogą być również osoby trzecie, o których nie wiemy. To wszystko buduje dużą niepewność i brak kontroli.
Negocjacje telefoniczne wymagają skupienia i przygotowania, dlatego warto zapoznać się z kilkoma zasadami i krokami, które w znaczący sposób poprawią skuteczność negocjacji.
Pierwszy etap - przygotowanie
- wybierz dogodną dla Ciebie godzinę: Niektóre osoby wolą godzinny poranne, inne popołudniowe
- przygotuj miejsce, w którym możesz prowadzić negocjacje bez żadnych przeszkód i zakłóceń
- przygotuj listę tematów do omówienia i uszereguj je pod względem ważności
- przygotuj listę potrzebnych informacji i związanych z nimi pytań, które powinieneś zadać
- przygotuj listę informacji, które możesz ujawnić
- przygotuj swoje cele: Zamierzam, Muszę & WL/CL.
- upewnij się, że masz upoważnienie do realizacji wyznaczonych celów i jasne określenie tego, do czego jesteś gotów się zobowiązać w trakcie rozmowy
- określ i przygotuj dodatkowe materiały, których potrzebujesz, oraz te, które mają być wcześniej wysłane do drugiej strony
- uzgodnij porządek rozmów z drugą stroną (w tym kolejność tematów)
- uzgodnij z drugą stroną ramy czasowe rozmowy
Drugi etap - rozmowa
- potwierdź, kto jest obecny podczas rozmowy. Przedstaw pozostałych uczestników, którzy biorą udział w rozmowie razem z Tobą
- oświadczenie wstępne: użyj do potwierdzenia porządku rozmów (upewnij się, że nic innego nie będzie przedmiotem rozmów) i wyznaczenia ich kierunku (tak jak to zwykle robisz)
- zadawaj wiele pytań formułowanych na podstawie przygotowań. W szczególności określ priorytety drugiej strony
- SŁUCHAJ: szczególnie ważne, ponieważ nie możesz odczytać innych sygnałów,
! Nie przerywaj
! Nie przygotowuj odpowiedzi, dopóki druga strona nie skończy swojej wypowiedzi
- CISZA: umiejętność milczenia, może być bardzo przydatna w negocjacjach przez telefon. Jeśli druga strona poczuje się zobowiązana do wypełnienia ciszy, dowiesz się więcej
- SYGNAŁY: trudniejsze, ale nie niemożliwe, np. wskazanie przez drugą stronę kolejności tematów do rozmowy, wahanie, ton głosu, chaotyczne, wymijające odpowiedzi
- formułuj swoje odpowiedzi w prosty i zwięzły sposób. Bądź konkretny.
- regularnie podsumowuj, aby upewnić się, że rozumiesz drugą stronę, i że zgadzacie się we wszystkim co zostało do tej pory uzgodnione. Wykorzystaj podsumowania, aby wskazać poczynione postępy.
Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat negocjacji przez telefon (jak reagować na nieprzewidziane sytuacje, czego nie robić, jak kontynuować przerwane negocjacje) zapraszamy do kontaktu lub do skorzystania z jednego z naszych treningów.
Miesiące pracy ekspertów Scotwork pozwoliły odkryć pewne prawidłowości obecne w każdych negocjacjach. Zidentyfikowane zasady i techniki przynosiły i przynoszą doskonałe efekty za każdym razem. Dlatego dzisiaj dzielimy się tą wiedzą na naszych treningach z doskonalenia umiejętności negocjacyjnych ANS, VANS, ANS2. Zapraszamy Cię do zdobycia nowej wiedzy i umiejętności negocjacyjnych, dzięki którym będziesz bardziej skuteczny w realizacji codziennych wyzwań. Cokolwiek robisz, możesz robić to jeszcze lepiej!
Udanych negocjacji.