Negocjacje to sztuka, która wymaga nie tylko strategii i przygotowania, ale przede wszystkim świadomości siebie i drugiej strony. W dzisiejszym świecie biznesu, gdzie każda rozmowa może mieć konsekwencje finansowe i wizerunkowe, umiejętność precyzyjnego i uważnego posługiwania się językiem staje się kluczową kompetencją profesjonalnego negocjatora. To nie kwestia szczęścia – to efekt systematycznego treningu, praktyki i rozwijania samoświadomości w każdym kontakcie z rozmówcą.
W Scotwork Polska od lat uczymy, że skuteczna komunikacja w negocjacjach jest fundamentem budowania trwałych relacji biznesowych. To, w jaki sposób formułujemy pytania, słuchamy odpowiedzi i reagujemy na potrzeby drugiej strony, decyduje o tym, czy porozumienie będzie możliwe i satysfakcjonujące dla obu stron. Rozwinięcie tych umiejętności pozwala nie tylko osiągać lepsze wyniki, ale też budować reputację negocjatora, który potrafi łączyć stanowczość z empatią.
Rozważne, uważne i wnikliwe posługiwanie się językiem jest fundamentem sukcesu. Jak pisze w swoim blogu Keith Stacey ekspert Scotwork:
Znaczenie słów
Kluczowym elementem… są słowa, których używamy, i sposób, w jaki je stosujemy. Język mistrza negocjacji jest zarówno inkluzywny, jak i precyzyjny. Mówią to, co mają na myśli, i mają na myśli to, co mówią; nie używają żargonu ani utartych fraz.
Język wykwalifikowanego negocjatora zmienia się w zależności od etapu negocjacji. W fazie wymiany informacji zadają pytania otwarte, np. „Czy możesz mi pomóc zrozumieć twoje problemy?” Zauważ, że słowo „pomóc” często wywołuje reakcję współczucia, ponieważ większość ludzi ma silną chęć pomagania innym. Równie ważne jest użycie słowa „zrozumieć”, które wskazuje na chęć poznania potrzeb drugiej strony, ich obaw oraz możliwych przeszkód w osiągnięciu porozumienia. Dla porównania, pytanie „Jak możesz to uzasadnić?” daje drugiej stronie okazję do obrony swojej pozycji i sprawia, że staje się mniej elastyczna.
Tworzenie możliwości elastyczności
Mistrz negocjacji stwarza okazje do elastyczności, zadając pytania hipotetyczne: „Załóżmy, że mógłbym być elastyczny w kwestii wolumenu, czy ty byłbyś elastyczny w kwestii ceny?” Formuła „załóżmy” tworzy niezobowiązującą wskazówkę dotyczącą możliwych opcji wymiany. Na etapie zbierania informacji mistrz negocjacji pyta również: „Czy jest coś jeszcze, o czym powinienem wiedzieć?” Często okazuje się, że ta prosta formuła przynosi zaskakująco wiele dodatkowych informacji.
Wspólne poszukiwanie rozwiązań
Gdy negocjacje wchodzą w fazę poszukiwania rozwiązań, mistrz negocjacji przechodzi do języka kolegialnego. Koncentruje się na potrzebie wspólnego opracowania rozwiązania, opierając się na informacjach zebranych w fazie odkrywania. Używa zwrotów takich jak „obopólna korzyść”, „wspólne cele” czy „współpracujemy, aby znaleźć rozwiązanie, które można wdrożyć”. Każde oznaki odejścia od wcześniejszych stanowisk drugiej strony powinny być nagradzane komentarzem „dziękuję za elastyczność” i odwzajemnione podobnymi ustępstwami. Język przechodzi od stwierdzeń typu „ja” do stwierdzeń typu „my”: „musimy współpracować”, „możemy przedstawić to rozwiązanie naszym interesariuszom”, „robimy postępy”.
Na koniec, gdy większość kwestii zostaje rozwiązana, powinien paść silny komunikat: „Jesteśmy blisko porozumienia”. To ostateczne stwierdzenie często skłania drugą stronę do „pochylenia się” – dosłownie do zamknięcia luki. I właśnie wtedy widać mistrza negocjacji w działaniu.
W praktyce oznacza to, że od pierwszego etapu wymiany informacji po końcowe poszukiwanie rozwiązań, każde słowo może budować lub osłabiać zaufanie i elastyczność drugiej strony. Dzięki odpowiednio dobranym pytaniom otwartym, hipotetycznym czy zachęcającym do współpracy, negocjator nie tylko zdobywa informacje, ale też kreuje atmosferę, w której możliwe jest wypracowanie trwałego i korzystnego dla obu stron porozumienia. Właśnie tę filozofię komunikacji w negocjacjach realizujemy w Scotwork Polska.