Łatwo jest popełnić błędy w negocjacjach, które bardzo często negatywnie wpływają nie tylko na realizację naszych celów, ale również i relacje między stronami. Najbardziej narażone na potknięcia są osoby z małym doświadczeniem. Brak właściwego przygotowania do rozmowy, nierealne cele i stres – to przepis na niepowodzenie. W tym artykule wymienimy oraz opiszemy najczęściej popełniane błędy w prowadzeniu negocjacji. Z pewnością pomogą Ci one spojrzeć obiektywnym okiem na własne kompetencje.
Błędy w negocjacjach – dwojaka natura
Na samym wstępie trzeba podkreślić, że błędy w prowadzeniu negocjacji mają dwojaką naturę. Mogą obejmować zachowania związane z taktyką prowadzenia rozmów, jak i wynikać z nieumiejętnego komunikowania się z drugą stroną. Doświadczony negocjator powinien świetnie odnajdować się w obu tych obszarach, aby uniknąć nieporozumień, frustracji, niekorzystnych umów, zerwania współpracy z partnerem biznesowym, czy też złej reputacji. Strategia negocjacyjna powinna być zaplanowana z wyprzedzeniem i przeplatana umiejętnościami miękkimi, które pomagają opanować, np. szkolenia negocjacyjne. Skupmy się na najczęściej popełnianych błędach, które zdecydowaliśmy się podzielić na dwie sekcje.
Błędy taktyczne
Są to błędy w prowadzeniu negocjacji, które w uproszczeniu wynikają ze złego przeszkolenia, braku elastycznego podejścia do rozmówcy, czy po prostu braku elastyczności i zamknięcia się na inne rozwiązania. Najczęściej niedoświadczeni negocjatorzy:
- na samym początku rozmów podają minimalną, dolną granicę swoich oczekiwań – to podstawowy błąd w negocjacjach. Przygotowując się do spotkania zawsze należy wyznaczyć sobie górną oraz dolną granicę swoich oczekiwań. Obie z nich powinny być akceptowalne dla wszystkich stron biorących udział w rozmowach, aby negocjacje nie utknęły w martwym punkcie lub co gorsza nie zostały zerwane.
- sztywno oraz kurczowo trzymają się własnych celów, nie są elastyczni oraz nie umieją dopasować się do sytuacji – jest to błąd pokrótce wynikający z pierwszego. Wprawny negocjator musi umieć dać drugiej stronie to, co chce, ale na swoich warunkach, ugruntować swoje stanowisko i płynnie posługiwać się argumentami. Niezbędne przed rozpoczęciem negocjacji jest ustalenie celów, czyli określenie minimalnej, akceptowalnej pozycji. Trzeba zastanowić się, czy w sytuacji, gdy minimum zostanie przekroczone, to czy stwarza zagrożenie dla całej negocjacji. Jeżeli tak, to wyznaczony poziom koniecznie trzeba osiągnąć. To tak zwany punkt krytyczny i jednocześnie limit elastyczności. Oprócz niego opłaca się ustalić “Muszę Osiągnąć” oraz “Muszę Uniknąć”, czyli tak zwaną Listę Życzeń oraz Listę Ustępstw. Należy pamiętać, że wraz z postępem negocjacji, na bieżąco trzeba kontrolować wyznaczone cele i upewniać się, że są one realne do spełnienia (nawet w obliczu nowych, otrzymywanych od rozmówcy informacji),
- źle formułują umowę końcową – jest to bardzo poważny błąd w negocjacjach. W biznesie, podczas prowadzenia rozmów, trzeba zwracać uwagę na każdy szczegół i skrzętnie wszystko notować. Zapominając o jakimkolwiek aspekcie działa się na swoją niekorzyść, a jednocześnie nadwyręża się zaufanie drugiej strony,
- nie angażują się wystarczająco podczas rozmowy, np. nie zadają pytań – jest to zdradliwa pułapka negocjacyjna. Bez zadawania pytań nie da się uzyskać kompletu informacji o drugiej strony, a co za tym idzie, niemożliwe jest poznanie jej priorytetów i punktu widzenia. Brak zainteresowania nie pomaga także budować dobrych relacji, które są kluczowe przy dłuższej współpracy,
- traktują drugą stronę jak wroga – nie opłaca się upatrywać w swoim oponencie przeciwnika. Uprzedzając się na starcie przekreśla się szanse na dojście do kompromisu korzystnego dla obu stron.
Są to najczęstsze błędy w prowadzeniu negocjacji, jeżeli chodzi o aspekty techniczne. Aby dobrze i świadomie negocjować, zawsze należy przygotowywać się do spotkania – nawet jeżeli będzie się ono odbywać z klientem, z którym ma się regularny kontakt. W ten sposób okazuje się szacunek do partnera biznesowego, nie marnuje się jego czasu, a przy okazji aktualizuje się swój pakiet argumentów, który zawsze warto mieć w zanadrzu.
Błędy komunikacyjne
Najczęstsze błędy w negocjacjach wynikają także z braku wiedzy z zakresu umiejętności miękkich. Mowa ciała, gesty, ton – to po nich druga strona szybko ocenia z kim ma do czynienia. Łatwo przez przypadek zrazić oponenta, który w późniejszym czasie może nawet nie chcieć obiektywnie spojrzeć na stawiane przed nim argumenty.
Jeżeli chodzi o najczęstsze błędy w negocjacji z zakresu komunikacji, to z pewnością należy wymienić:
- zrażenie do siebie odbiorcy podczas powitania oraz rozmowy – dwuznaczne żarty oraz wypowiedzi niejednokrotnie mogą zostać odebrane przez rozmówcę jako atak lub próba obrazy. Właśnie dlatego, osoby zaczynające uczyć się negocjacji, w szczególności powinny opanować umiejętności lekkie,
- nieprzemyślane gesty uznawane za lekceważące – brak powitalnego uścisku dłoni, trzymanie rąk złożonych podczas rozmowy lub chowanie ich pod stołem, zbyt swobodne siedzenie na fotelu. To raptem kilka gestów, które sugerują, że ma się lekceważący stosunek do odbiorcy,
- agresywne podejście do rozmówcy – brak pójścia na ustępstwo, podwyższony ton i zbyt duża, arogancka pewność siebie. W ten sposób łatwo zrazić do siebie rozmówcę,
- unikanie kontaktu wzrokowego – to bardzo popularny błąd w prowadzeniu negocjacji. Uciekanie wzrokiem może być odbierane jako lekceważenie, unikanie odpowiedzi, kłamanie, a nawet uprzedzenie,
- pozostawienie rozmówcy z poczuciem "przegranej" – po podpisaniu umowy nie wypada odnosić się ze swoim zadowoleniem i wyższością względem rozmówcy. Zachowanie profesjonalnego wizerunku od początku spotkania, aż do końca, to podstawa. W innym przypadku szybko można zamknąć sobie drogę do współpracy z innym przedsiębiorstwem, które może poczuć się urażone i uprzedzone.
Jak widać każdy niedoświadczony negocjator bez odpowiedniego szkolenia oraz podstawowej wiedzy, z łatwością może wpaść w wiele pułapek. Błędy w negocjacjach szybko można jednak wyeliminować, ucząc się i trenując z zawodowcami. W pilnych przypadkach warto także zdecydować się na doradztwo strategiczne, do czego szczerze zachęcamy.